A harmonia nos condomínios deve ser buscada com persistência!

No entanto o relacionamento entre os condôminos, como já dito anteriormente, costuma ser o principal motivo gerador de ocorrências a serem solucionadas pelo Síndico.

Para tanto existem instrumentos formais, não formais a disposição eque o síndico deve fazer uso exaustivo, sempre com foco na manutenção da ordem e bem-estar da comunidade!

Além das leis Federais,Estaduais e Municipais, condomínios são regidos também pela Convenção do Condomínio e pelo Regimento interno,que são os instrumentos formais obrigatórios para todos os condomínios, e que devem ser conhecidos por todos os condôminos. Estes instrumentos formais determinam direitos e deveres para todos que no condomínio convivem.

A Convenção tem força de contrato e alguns autores a descrevem como sendo a “Constituição” do Condomínio. Isto tem um fundo de verdade na medida em que lhe agrega personalidade. As convenções são particulares a cada Condomínio.Em função da complexidade dos assuntos tratados é recomendado que este documento seja redigido por um advogado, preferencialmente, especialista em direito Imobiliário e gestão de condomínios.

Os itens tratados neste documento, não se limitando a estes são: • As áreas individuais, seus limites e as áreas comuns; • Fração ideal atribuída a cada unidade, em relação a área total, partes individuais e comuns; • Destinação das unidades (residências, comerciais, mistas etc). • Forma de pagamento e política de rateio das cotas condominiais na forma de despesas ordinárias e extraordinárias, e fundo de reserva; • Grupo de gestão e políticas administrativas; • Autoridade das assembleias, seus ritos, e quórum • mínimo para as deliberações; • As sanções a que estão sujeitos os condôminos inquilinos ou proprietários; • O Regimento Interno . Em nenhuma hipótese a Convenção pode contrariar as leis municipais, estaduais e federais, e para sua aprovação e registro no cartório competente,é obrigatório a assinatura de 2/3 dos proprietários. já o Regimento Interno busca a melhor forma de convivência entre as pessoas na medida em que dita as normas que irão regula e disciplinar a conduta dos condôminos proprietários ou inquilinos, funcionários e de todos que circulam pelo condomínio.

Por força do Código Civil Brasileiro, Art. 1.334 – V, o Regimento Interno deve ser parte integrante da Convenção.

Este é o principal documento de apoio que o Síndico tem e faz uso constante porque age como instrumento disciplinador do dia a dia.Sugere-se que todas as questões inerentes ao convívio e uso das partes comuns do condomínio sejam estabelecidas neste documento.

Também é recomendado manter uma interdependência do Regimento Interno com a Convenção. Esta prática é um facilitador no processo de atualização deste documento por que é menos exigente em relação aos processos de atualização de uma Convenção.

A dinâmica de um condomínio no convívio e uso das partes comuns sofrem constantes alterações com o tempo. Por melhorias ou manutenções!

A construção de uma academia, de uma nova quadra de esportes, de uma praça para as crianças ou ate mesmo a descontinuidade de algum item de configuração do condomínio, exigirá alteração no Regimento Interno.

Sendo assim revisões periódicas neste instrumento são de fundamental importância para mantê-lo o máximo possível atualizado com as necessidades do condomínio e consequentemente contribuindo para uma gestão mais adequada as expectativas dos condôminos e apoio as decisões do síndico.

Outro instrumento importante é o “Livro de Ocorrências” que tem basicamente a função de registrar toda ocorrência relevante. Desde sugestões de melhorias até reclamações de barulho, fatos referentes as áreas comuns, necessidades de manutenções, segurança, entre outras.

Normalmente fica a disposição de todos na portaria sob a responsabilidade do zelador ou porteiro. É um sistema tradicional, testado e aprovado e que deve ser usado tanto pelos condôminos quanto pelos funcionários.

O Livro de Ocorrência é um canal de comunicação direto com o Síndico ou Administrador do condomínio. É através dele que o Síndico mesmo ausente sabe das ocorrências no condomínio, e serve para subsidiar as ações de advertências, multas e também ações de manutenção e treinamento dos funcionários, entre outras. É importante que todas as ocorrências sejam identificadas e não registradas de forma anônima. Isto serve como subsídio para os casos extremos como condôminos antissociais, persistência de barulhos, más condutas etc. E também serve de prova para uma possível ação judicial.

Outra função importante do livro é servir de fonte para se apurar a produtividade do síndico no tratamento dos problemas relatados. No entanto é comum um baixo uso desta ferramenta pelos condôminos que ao mesmo tempo em que querem os problemas solucionados, prezam por sua privacidade e temem que as exposições de suas denúncias provoquem constrangimentos para si e para seus vizinhos.

Como dito anteriormente tanto a Convenção quanto o Regulamento interno deliberam sobre direitos e deveres dos condôminos.

Normalmente a consequência de um registro em livro de ocorrências gera uma advertência verbal e/ou formal do síndico ao infrator, obviamente após analisar o fato e comprovar a inconformidade deste com a Convenção, RI, ou as leis Federais, estaduais e municipais.

Adverso ao possível mal-estar que um registro venha causar entre as partes, pior será a omissão de fatos que contrariam os instrumentos reguladores do convívio, sob o risco de tornar impossível o convívio no condomínio, e também provocar uma possível desvalorização econômica do patrimônio total, além de fomentar o aumento da inadimplência.

Quanto aos instrumentos informais o síndico tem a seu dispor a possibilidade de usar processos de intermediação gerenciando pessoalmente reuniões de conciliação, ou contratando profissionais experientes neste assunto.

Painéis de comunicação também são excelentes formas de divulgação das políticas do condomínio e contribuem muito positivamente para mitigar problemas na medida em que os condôminos não podem argumentar desconhecimento para justificarem praticas fora das normas estabelecidas.

Estes painéis podem ser eletrônicos disponibilizados em pontos estratégicos do condomínio ou na forma dos tradicionais quadros de aviso.

Outro instrumento são reuniões periódicas tipo “café da manhã”, proporcionando um ambiente descontraído, e que estimula as pessoas a se manifestarem livremente. Normalmente nestes eventos surgem boas sugestões e soluções criativas para problemas em curso, além de fazerem as pessoas se sentirem importantes na condução dos assuntos coletivos.

Existem também disponíveis no mercado muitos recursos tecnológicos que devem ser explorados na gestão condominial. Sobre estes recursos falarei mais adiante nos próximos artigos!

No próximo artigo vamos conhecer o Sr. Nonô e através dele discutir o perfil de um Síndico tradicional: Aposentado, com tempo de sobra, cheio de boa vontade, ficha limpa, linha dura ...!

Até lá! Grande abraço!

Gilberto L Ferreira faz Assessoria, Consultoria e Tecnologia para Condomínios

Dúvidas e sugestões estou à disposição através dos e-mails: srsindicoprof@gmail.com; gilberto@tecninfo.com.br Facebook: @srsindicoprof; @ceftecninfo

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